Le principe des 5 pourquoi (5 W) : méthode de résolution pour entrepreneurs

La méthode des 5 Pourquoi (5P ou 5W), est un outil qui promet de résoudre les problèmes rencontrés au sein d’une activité. Simplement par la répétition de la question “Pourquoi ?”. L’objectif est d’identifier où se cache le problème en allant le chercher à la racine. 

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Malgré vos réflexions, vous êtes frustré car un problème revient sans cesse dans votre équipe ? Arrêtez de courir après les erreurs, tentez plutôt de comprendre la cause profonde. 

Remonter la chaîne de la cause à travers les 5P 

C’est au Japon que la méthode des 5P est créée par Sakichi Toyoda, l’inventeur et industriel qui a fondé Toyota Industries. Cette méthode s’intègre aujourd’hui aux démarches d’amélioration continue des entreprises. Elle a pour but principal d’éclaircir une problématique et de la résoudre. Un problème est résolu dans son intégrité grâce à la répétition. Comprendre l’origine d’un dysfonctionnement plutôt que de simplement réparer les conséquences. 

Dans la pratique, il est possible d’aller au-delà des 5 répétitions. Tout dépend du problème. Identifier et analyser les causes possibles requiert une bonne connaissance de l’environnement du problème. Son objectif ? Améliorer la qualité du travail et prendre de meilleures décisions.

Les conseils pour utiliser cette méthode

Afin de déployer correctement cette démarche de résolution de problèmes, plusieurs points sont à prendre en compte. Il faut se focaliser sur une cause plutôt qu’un coupable. L’idée est d’éviter de rentrer dans une accusation et de développer une tension dans les échanges. D’où l’importance également de s’en tenir à une approche factuelle. Chaque réponse à une question doit être appuyée par un fait identifié et concret.

Évitez les hypothèses et la subjectivité durant l’utilisation de cette méthode. Lors du brainstorming et la création des questions-réponses, mobilisez les bonnes personnes. L’idée est de regrouper les personnes concernées, susceptibles de posséder une réponse ou des questions pertinentes et de gérer le problème. N’oubliez pas de documenter les échanges afin que les informations se retrouvent sur un support écrit ou numérique.

Comment appliquer la méthode ? 

Un outil collaboratif qui paraît simple sur le papier, mais qui doit être utilisé avec rigueur pour pouvoir obtenir des résultats. Plusieurs étapes sont nécessaires à sa mise en œuvre.  

Créer une équipe 

Tout d’abord, il est nécessaire de créer un groupe de travail compétent. Cette méthode est à effectuer en groupe afin de stimuler la créativité et la diversité des compétences nécessaires pour rechercher les causes. Les personnes doivent avoir une bonne connaissance de l’entreprise afin de maximiser les chances de résoudre le problème.

Définir le problème 

Comprendre et définir de manière précise le problème est fondamental. Un énoncé clair de la situation permet de comprendre la démarche dans son ensemble. Il est nécessaire de rester factuel et de s’appuyer sur des observations réelles. 

Se poser la question “Pourquoi ?”

La méthode s’effectue en mode brainstorming par l’enchaînement des questions et des réponses.

Par exemple : Une machine ne fonctionne plus. 

• Pourquoi ? Parce qu’un fusible a sauté. 
• Pourquoi ? Parce qu’un roulement a surchauffé. 
• Pourquoi ? Parce qu’il manquait de lubrifiant. 
• Pourquoi ? Parce que le circuit était obstrué. 
• Pourquoi ? Parce que le plan de maintenance n’avait pas prévu ce nettoyage.

En 5 questions, ou plus, l’équipe soulève une faille dans le processus de maintenance. 

La réflexion s’arrête lorsqu’il n’y a plus de réponse pertinente. Pour des résultats précis et justes, il est demandé une clarté dans les réponses et une neutralité absolue des équipes. 

Identifier les actions et les solutions 

Lorsque vous avez identifié la cause du problème, il faut dorénavant la traiter. L’enjeu ? Éviter ce problème à l’avenir. Construisez un plan d’action qui comprend des corrections. L’événement ne doit pas arriver à nouveau. Il est nécessaire de se concentrer sur les points sur lesquels vous pouvez agir.

Effectuer un suivi et surveiller l’efficacité de vos actions

Afin d’éviter que l’événement ne se reproduise et que la méthode fonctionne, organisez une surveillance du problème et un suivi de l’efficacité des actions. Si vos initiatives n’ont pas atténué le problème alors la cause racine identifiée n’est pas la bonne. Il faut alors relancer le processus d’analyse.  

Une technique de répétition qui fait aujourd’hui ses preuves au sein même du monde de l’entrepreneuriat.