Pour les entrepreneurs, dont l’essence même du métier consiste à être partout à la fois et à gérer une multitude de tâches de front, le multitasking s’élève quasiment à l’état de religion. Pourtant, il existe des moyens plus efficaces pour être vraiment productif.
Les adeptes du multi-tâches seront peut-être déçus de l’apprendre mais, non, le fait de passer d’une mission à l’autre et de jongler constamment entre plusieurs sujets ne fait pas gagner de temps. Au contraire, plusieurs études semblent démontrer que le multitasking serait en réalité une grosse perte d’énergie et d’efficacité. L’une d’elle, menée en 2012 par Gloria Mark, professeur d’informatique à l’Université de Californie, démontrait qu’à chaque micro-interruption (notification, mail, discussion avec un collègue) le cerveau avait besoin d’en moyenne 23 minutes pour retrouver sa pleine concentration. Si l’on fait le calcul, cela ne laisse pas beaucoup de temps de travail profond dans une journée. Heureusement, il existe des méthodes pour maximiser son temps de cerveau disponible et devenir redoutablement efficace. L’une d’elle est la méthode Pomodoro.
Réduire les sources d’interruption au travail pour plus d’efficacité
Un travailleur en entreprise est dérangé toutes les 3 minutes environ. C’est ce que démontrait en 2012 l’étude de Gloria Mark. Il est probable que, depuis, avec l’accélération des usages des outils numériques, cette donnée ne se soit pas améliorée. Les interruptions qui viennent perturber la concentration dans une journée de travail sont multiples : les premières d’entre elles sont souvent les e-mails et les appels entrants, pas toujours urgents, et les questions des collaborateurs. On se sent parfois obligé de répondre à ces sollicitations immédiatement, alors que certaines d’entre elles, voire la majorité, peuvent être traitées ultérieurement.
Dans ces cas là, la méthode du batching peut être une aide précieuse. Elle se trouve à l’extrême opposé du multi-tâches. Au lieu de s’évertuer à vouloir faire plusieurs choses à la fois, les adeptes du batching prônent le “chaque chose en son temps”. Cette technique possède pour objectif de rassembler toutes les tâches similaires en un seul projet et de n’en changer qu’une fois celui-ci complètement réalisé. Ainsi, au lieu de répondre à ses mails immédiatement au fur et à mesure qu’ils tombent dans la messagerie, la méthode du batching suggère de dédier une plage horaire à leur traitement. De la même manière, en tant que chef d’entreprise, au lieu de répondre à toutes les questions de vos collaborateurs, au risque d’être interrompu constamment, proposez leur de rassembler toutes leurs questions en un seul point quotidien ou hebdomadaire.
Pour le reste des micro interruptions qui peuvent rythmer votre journée de travail (notifications sur les réseaux sociaux, sms personnels, etc), il faudra faire preuve de rigueur et d’un peu de contrôle sur soi pour ne pas répondre à leur appel et vous laisser distraire. Il peut même être intéressant de couper son téléphone et de fermer sa boîte email avant chaque session de travail intense, quitte à s’isoler pour éviter d’être distrait par ses collègues. Le mieux étant, carrément, de ranger votre téléphone hors de votre vue, certaines études ayant effectivement démontré qu’un téléphone, même éteint, posé sur son bureau était source de distraction.
La technique Pomodoro : un minuteur pour garder sa concentration
Plusieurs études montrent qu’il est difficile de rester concentré sur un même sujet trop longtemps. Si elles ne s’accordent pas entièrement sur le temps optimal de concentration, il semble toutefois se situer autour de 30 minutes. Prévoir des sessions de travail de plusieurs heures sans interruption peut ainsi s’avérer complètement contreproductif. Au contraire, cela pourrait même être propice à la déconcentration, à la démotivation et à la procrastination.
Face à ce constat, Francesco Cirillo a imaginé, dans les années 1980, une méthode de gestion du temps qu’il a nommé Pomodoro. Elle porte ce nom en référence au minuteur de cuisine en forme de tomate (pomodoro en italien) dont il se servait lors de son élaboration. Cette méthode part du principe que le cerveau ne pouvant fonctionner de façon optimale sur une trop longue durée, il était nécessaire de découper son temps en plusieurs courtes périodes de travail intense. Il préconise ainsi de diviser chacun de ses projets, parfois complexes, en plusieurs sous-projets, plus petits, et de s’y atteler pendant 25 minutes au moins (soit le temps d’un minuteur), avant de prendre une pause de 5 minutes.
Une fois cette première tâche complétée, on passe à la suivante que l’on termine en environ 25 minutes, suivies d’une pause de 5 minutes. Au total, il est possible d’enchaîner 4 sessions de travail (ou pomodori) avant de prendre une plus grande pause de 15 à 20 minutes. Rapidement, le cerveau prend l’habitude de travailler sur un sujet pendant une courte période et à rejeter les distractions. Vous gagnerez alors en discipline et en concentration et il deviendra plus aisé d’augmenter le temps de chaque session de pomodoro. Une étude menée en 2023 par le professeur associé Paul Ginns, expert en psychologie de l’éducation à l’Université de Sydney, confirmait en effet que pour maximiser sa capacité de concentration et son efficacité, il fallait régulièrement faire de courtes pauses d’environ 5 minutes. Ces pauses sont d’autant plus bénéfiques si vous ne faites absolument rien pendant celle-ci. Évitez à tout prix de vous ruer sur votre smartphone et de consulter vos réseaux sociaux, ou de vérifier votre boîte mail. Le mieux reste encore de vous lever de votre bureau ou de sortir prendre un peu l’air.
Des outils complémentaires à mettre en application pour sa gestion du temps
Vous l’aurez compris, le principe de la technique Pomodoro ne peut fonctionner que si vous avez su au préalable organiser et prioriser vos tâches afin d’y consacrer le temps adéquate. Certains outils peuvent vous aider à planifier vos missions et à identifier leur degré d’importance et d’urgence. C’est l’objectif de la matrice d’Eisenhower qui propose de classer ses tâches en quatre catégories :
- Ce qui est urgent et important doit être traité immédiatement et peut faire intervenir la technique Pomodoro.
- Ce qui n’est pas urgent mais important doit être planifié et peut être traité grâce à la technique Pomodoro.
- Ce qui est urgent mais pas important doit être délégué.
- Ce qui n’est ni urgent, ni important doit être supprimé ou reporté à plus tard.
Notre résumé en 5 points clés par L’Express Connect IA
(vérifié par notre rédaction)
Voici un résumé en cinq points clés de l’article sur le sujet : Entrepreneur, gagner en productivité grâce à la méthode Pomodoro.
Limites du multitasking : Pour les entrepreneurs, au lieu de gagner du temps, le multitasking provoque des pertes de concentration et d’efficacité. Les interruptions fréquentes nécessitent souvent 23 minutes pour retrouver sa concentration initiale.
Réduction des interruptions : La méthode du batching a pour objectif de réduire les distractions en regroupant des tâches similaires, comme le traitement des emails ou les réunions de collaborateurs, en des plages horaires dédiées.
Principe de la méthode Pomodoro : Cette meilleure idée de gestion du temps consiste à travailler intensément pendant 25 minutes sur un seul projet, parfois complexe, suivies de pauses de 5 minutes, aidant ainsi à avoir un esprit concentré, éviter la démotivation et la fatigue mentale.
Planification grâce à Pomodoro : En planifiant les tâches à l’avance et en les priorisant, l’efficacité et l’agilité intellectuelle sont au rendez-vous. La matrice d’Eisenhower facilite l’approche de son organisation, en triant les tâches par urgence et importance.
Discipline et concentration accrues : En intégrant progressivement la méthode Pomodoro et ses conseils, les individus améliorent la discipline et la capacité de concentration, un projet complexe à mettre en place chaque jour mais qui permet d’augmenter la durée des sessions de travail pomodoro au fil du temps.
