« Je suis sous l’eau », « Je n’ai pas le temps », « Je croule sous le boulot »…Tic tac tic tac, n’avez vous pas l’impression de ne jamais avoir assez de temps ? Au boulot, à la maison, vous avez le sentiment de courir partout sans jamais vous poser ? Il est grand temps de reprendre le contrôle de votre agenda. Redevenez le maître de votre temps et redonnez du sens à votre travail grâce au principe du slow working.
Dans son livre In praise of slowness, Carl Honoré évoque ce mal de l’époque qui, chaque jour, nous pousse à vouloir maximiser la moindre minute de notre temps d’éveil. Que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, nous tentons de faire un maximum de choses en un minimum de temps oubliant parfois de ralentir pour les faire correctement. Résultat : on se réveille un beau jour, épuisé, sans savoir après quoi nous courons. Ce déclic, l’auteur l’a eu un soir où il lisait une histoire à son fils pour s’endormir, en sautant quelques passages pour gagner du temps. C’est lorsqu’il est tombé sur une série de livres pour enfants intitulée « Histoire du soir en 1 minute » qu’il s’est aperçu de l’absurdité de ce monde qui veut aller toujours plus vite, quitte à sacrifier des moments de qualité.
Il prône donc le « Slow movement », une tendance à contre-courant qui propose de prendre le temps de donner du sens à sa vie. Le slow movement a de multiples facettes : le slow travel, le slow eating, le slow love et même le slow working. C’est ce dernier qui nous intéresse tout particulièrement ici. Qu’est-ce que le slow working ? Comment l’adopter ? On vous dit tout sur cette tendance.
Slow working : les enjeux derrière une tendance
Le slow working est un mouvement qui propose de bousculer notre rapport au travail. Cela dans le but de le rendre plus agréable, mais aussi plus performant. Contrairement à ce que peuvent prétendre ses détracteurs, le slow working n’est en aucun cas une incitation à se désintéresser de son travail ou à le faire plus lentement et de manière moins efficace. Bien au contraire, l’objectif est plutôt de se détacher de l’idée fausse que productivité rime avec rapidité, quantité et instantanéité afin d’inventer une nouvelle façon de travailler. Le résultat ? Une réelle révolution menant à un nouveau style de vie professionnelle qui devient plus sereine, plus propice à la prise de recul, à la créativité et à l’innovation. En bref, une façon de travailler qui a du sens et qui fait plaisir !
En quoi le slow working est-il plus agréable et plus performant ? Plus agréable : tout simplement parce qu’il permet de se libérer de la dictature de l’urgence et du multi-tasking et ainsi d’octroyer plus de temps de cerveau disponible à des tâches vraiment importantes et porteuses de sens. Plus performant : parce qu’on doit bien l’avouer, on a tendance à se noyer dans un verre d’eau et à vite se retrouver submergés par de multiples micro-tâches à faible valeur ajoutée. En adoptant le slow working, on donne à chaque tâche l’importance et le temps qui lui revient. En s’organisant mieux, on cesse alors de brasser du vent et on devient, de fait, plus performant.
Plus concrètement, les notions de vitesse d’exécution, quantité produite et immédiateté de réponse sont très fortement valorisées dans notre société et souvent associées à de la productivité. Pourtant, les neurosciences tendent à prouver le contraire. Le multitasking, l’hyper sollicitation et l’hyperconnexion provoqueraient une surcharge mentale, elle-même à l’origine d’une altération des fonctions cognitives. Et oui, à vouloir aller toujours plus vite que la musique, nous laissons la place à des trous de mémoire, des erreurs, une diminution de notre capacité à planifier, une mauvaise gestion des émotions, mais aussi à une diminution de notre capacité à prendre de la hauteur. Résultat : moins de créativité et de stratégie. On comprend bien en quoi ces symptômes sont de mauvais augure en entreprise, surtout lorsqu’on occupe des postes de management.
Antidote : reprendre le contrôle de son temps
Alors comment enrayer cette course folle ? Comment reprendre le contrôle de notre temps de travail ? Comment travailler plus lentement mais sûrement ? Heureusement, il existe un antidote. Mais attention ! Le slow working, c’est comme arrêter la cigarette, il faut avant tout arrêter de se chercher des prétextes et prendre une bonne fois pour toute la décision de se lancer, puis de s’y tenir. Parce que, oui, prendre le temps est un choix et entrer dans la révolution du slow working demande quelques efforts. Le plus gros d’entre eux sera d’accepter de se poser cinq minutes pour s’organiser, planifier et prioriser.
Pour cela, la première étape consiste à se libérer de la culture de l’urgence et de se souvenir que ce qui est urgent n’est pas toujours important et inversement. Il convient ensuite d’identifier ses priorités pour ensuite les planifier par ordre d’importance en ayant identifié aux préalables les conditions de travail dans lesquelles on se sent le plus efficace. Répartissez vos tâches en fonction de ces périodes. D’autre part, le slow working déconseille très fortement le multitasking : on cesse donc d’écouter une réunion d’une oreille tout en continuant de rédiger un email. Chaque tâche mérite votre entière attention ! Pour ne pas être tenté, essayez donc de désactiver ces notifications tentatrices et acceptez de ne pas répondre toujours présent à la moindre sollicitation de vos collègues.
Ces outils qui seront vos alliés
C’est un beau programme qui demande du travail. Heureusement, il existe des outils pour vous aider à vous organiser.
La matrice d’Eisenhower pour distinguer l’important de l’urgent
Le premier d’entre eux permet de distinguer l’urgent de l’important, et d’identifier les vraies priorités : la matrice d’Eisenhower. Cette matrice est un outil qui permet de prioriser et de trier ses tâches selon leur niveau d’urgence et d’importance. Elle se compose donc de quatre catégories de tâches : celles qui sont urgentes et importantes sont à traiter immédiatement. Les tâches importantes mais pas urgentes devront être planifiées car si elles ne nécessitent pas d’être traitées immédiatement, elles restent suffisamment décisives pour ne pas être oubliées dans un coin. Les tâches urgentes mais pas importantes doivent quant à elles être déléguées. Enfin, les tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes sont celles qui doivent être supprimées de votre agenda, ou du moins limitées.
Prioriser et planifier avec la règle des 3 tâches
Une fois cette distinction faite, il convient de faire entrer toutes ces missions dans son agenda. Pour cela, nous vous recommandons de suivre la règle des trois tâches. Celle-ci consiste à identifier trois missions importantes et à les prioriser en les planifiant en premier et en accordant tout le temps nécessaire à leur réalisation. Le reste des tâches de moindre importance viendront se répartir autour de ces trois priorités. Pour mieux visualiser cette règle, imaginez que vous disposez d’un vase dans lequel vous souhaitez faire rentrer trois pierres, des petits cailloux et du sable. Si vous placez d’abord le sable, puis les cailloux et enfin les pierres, il est fort probable que ces dernières ne rentrent pas dans le vase. Aussi, il est préférable de déposer les pierres en premier, puis les cailloux, qui viendront se glisser dans les interstices. Enfin, le sable remplira les derniers espaces vides. Maintenant, imaginez que ce vase est votre semaine de travail, les pierres les tâches prioritaires, les cailloux et le sable les tâches de moindre importance. Vous voyez où on veut en venir ?
Gérer son temps avec la méthode du timeboxing
Dernier outil pour une parfaite planification de votre temps : le time boxing. Celui-ci tire profit de la loi de Parkinson qui veut que tout travail finit inévitablement par occuper l’intégralité du temps qui lui a été alloué. En effet, si nous prévoyons de terminer un dossier en deux jours, cette tâche prendra effectivement deux jours, car il est toujours possible d’améliorer son ouvrage. Pourtant, si nous décidons de terminer ce dossier en cinq heures, nous serons probablement en mesure de rendre le même travail en nous séparant de quelques points de détails pas toujours indispensables. Aussi, il est préférable d’utiliser la méthode du timeboxing, ou gestion par blocs de temps, qui consiste à allouer une durée fixe à chacune des tâches à accomplir, puis à la planifier dans son agenda. Ce planning ainsi segmenté en “boîtes” permet de visualiser rapidement le programme de la semaine, de gagner en efficacité et en visibilité sur le temps passé pour chaque mission. Il est alors nécessaire d’avoir une estimation objective du temps qu’il faudra pour réaliser chacune des tâches planifiées.
À vos planning, vous disposez maintenant de tous les outils pour vous lancer dans le slow working. Vite, vite, il n’y a pas une minute à perdre !
