Qué información compartir con la red de franquicias y cuál proteger

Replicar el éxito de un modelo es lo que buscan cada día las miles de personas que montan franquicias en nuestro país. En el centro de esa receta hay mucha información tan secreta como la fórmula de la Coca-Cola. Si los procedimientos o las estrategias se usan de forma indebida o se filtran, el pastel puede echarse a perder. Por eso es tan importante gestionar la información de manera que la red de franquicias no corra riesgos.

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Lo que se puede (y no se puede) compartir antes de abrir una franquicia

“El corazón de la franquicia es su know-how”, explica Rodanthi Tzortzaki, abogada de Navas & Cusí especializada en franquicias: “la gestión informativa no es un trámite, sino una política de protección del valor de la red”. 

Uno de los momentos más delicados puede estar en el momento previo a firmar un contrato. La ley obliga al franquiciador a dar cierta información precontractual al futuro franquiciado. Solo así puede este decidir si quiere comprometerse o no. En ese documento, se comparte información sensible como la estructura de la red, la inversión que se necesita o las proyecciones financieras. 

Sin embargo, no hay motivos para preocuparse porque aunque se estén compartiendo cifras básicas, no se están desvelando los mecanismos internos que las hacen posibles. “Se entrega por escrito y con antelación suficiente, dejando aparte —bajo acuerdo de confidencialidad— todo aquello que revele el cómo técnico del modelo”, aclara Tzortzaki.

El franquiciado solo accede a toda la información sobre el know-how una vez se ha firmado el contrato. Entonces ya sí se proporcionan los manuales operativos, las estrategias de marketing o los protocolos de control de calidad. Pero formar parte de la red no significa acceder a un buffet libre de información. Seguirá habiendo controles y limitaciones de acceso, e incluso sanciones si se hace un uso indebido. 

¿Cómo se protegen los secretos comerciales?

Los secretos comerciales son los pilares de un modelo y su punto más sensible. Incluyen desde las fórmulas, manuales y acuerdos con proveedores hasta las estrategias de marketing y los algoritmos de precios. Todos estos documentos están protegidos por la Ley de Secretos Empresariales, de 2019, que incorpora al Derecho español la Directiva Europea 2016/943, relativa a la protección de los conocimientos técnicos y la información empresarial no divulgados (secretos comerciales) contra su obtención, utilización y revelación ilícitas.

La abogada recuerda que el trabajo de los profesionales especializados como ella es “que todo esté correctamente identificado y protegido. Lo esencial es distinguir lo que puede compartirse de lo que debe permanecer bajo secreto, incluso dentro de la propia red.” 

Los manuales operativos como guía

Una buena manera de evitar las improvisaciones que pueden llevar a filtraciones o errores es seguir el manual operativo de la franquicia. En él está clara toda la estructura de la franquicia: desde los procedimientos de apertura, a la gestión de las compras, los controles de calidad y el marketing.

Incluso en lo que a publicidad se refiere, las reglas también están definidas: “El contrato y el manual regulan el uso de la marca, las campañas obligatorias, los fondos comunes y el marketing digital. Debemos cuidar que todo respete la normativa de competencia y distribución, especialmente en las ventas online y territoriales”, señala Tzortzaki.

Reportes de resultados de la red y ‘benchmarks’ internos

Los miembros de las franquicias comparten información sobre sus resultados o benchmarks que comparan sus estrategias o productos. Es una práctica común, pero también puede tener riesgos. La fórmula que propone la abogada es que los indicadores sean “agregados y anónimos”. Así, cada unidad puede “situarse y mejorar sin exponer datos sensibles de otras ni desvelar el ‘código’ técnico del modelo.”

Con esta fórmula, la red puede trabajar en la mejora continua sin poner en peligro ni la cooperación entre franquiciados ni los secretos comerciales. 

Más allá de estas cautelas, Navas & Cusí despliega una “arquitectura en tres niveles” para asegurarse de que las fórmulas exclusivas no salen de la red. 

• Medidas internas: accesos controlados, evidencias de entrega, marcas de agua y registros de uso. 
• Los contratos: acuerdos de confidencialidad, cláusulas reforzadas en el contrato de franquicia y, cuando proceda, acuerdos de no competencia postcontractual proporcionada y vinculada a la protección del know-how. 
• La cúpula, el tercer nivel, es la reacción eficaz: practicar diligencias para acreditar las filtraciones, solicitar medidas cautelares y, poder poner en práctica acciones de cesación e indemnización ante los juzgados competentes.

Un caso práctico para aprender a mostrar sin revelar

Según la experiencia de Tzortzaki, el mayor reto con el que suele encontrarse es cuando hay que formar a un candidato en el uso de la aplicación de la franquicia donde está el “cerebro” del modelo; las compras, los precios, las campañas y un largo etcétera. En un caso concreto tuvo un cliente al que el candidato le pedía ver la herramienta funcionando con casos reales antes de firmar. “La marca temía que, con esa información, pudiera replicar la lógica con un tercero y operar fuera de la red”, explica la abogada.

Tras valorar los riesgos, la abogada le aconsejó un enfoque escalonado. Primero compartieron una demo con datos ficticios y reglas parcialmente ocultas bajo acuerdo de confidencialidad y con acceso de sólo visualización. Después le entregaron indicadores agregados y escenarios financieros que se habían modelizado para que el candidato pudiera decidir con criterio, pero sin acceder a las matrices de cálculo ni a los parámetros finos. Por último, y solo cuando ya se había firmado el contrato, se habilitó una demo con datos reales y el manual de uso completo. E incluso en ese caso se pusieron en juego controles técnicos como marcas de agua, registros de acceso o límite de descargas. 

Este caso demuestra que gestionar la información de la franquicia tiene que ser un pilar central para que todo funcione. El buen funcionamiento “no consiste solo en compartir datos, sino en proteger la esencia de un modelo que funciona. Sin control del know-how, no hay franquicia, solo una marca expuesta”, recuerda Tzortzaki.