Apprezzato dai dipendenti, lodato dai media e adorato dalle Risorse Umane, l’onboarding sta diventando il nuovo tema sexy del reclutamento e dell’employer branding. Il processo di integrazione (in francese) è quello di riservare un posto speciale ai nuovi talenti quando entrano a far parte della squadra. L’idea giusta viene spesso proposta in formati adatti alle grandi aziende, dove il team delle risorse umane e i manager progettano un programma su misura. Va bene, ma che dire delle piccole imprese?
Quando sei un direttore d’azienda, un direttore finanziario, un direttore delle risorse umane… non è facile creare e implementare processi efficaci, soddisfacenti e rapidi. Qui ti forniamo le chiavi per creare un processo che sia adatto ai tuoi vincoli e, allo stesso tempo, piacevole per il tuo nuovo dipendente.
Il successo dell’integrazione dei nuovi dipendenti è un processo graduale, che segue un calendario preciso. Non trascurarlo: è due volte più efficace nel fidelizzare i clienti e mantiene più della metà dei tuoi dipendenti a distanza di 3 anni.
Fasi di onboarding
Dal pre-imbarco al primo anno, ci sono alcuni momenti chiave da tenere a mente se vuoi che l’integrazione dei nuovi dipendenti sia un successo.
L’integrazione inizia prima del primo giorno di lavoro
In fase di promessa di assunzione, possiamo solo incoraggiarti a inviare le prime informazioni via e-mail: informazioni pratiche (orari di apertura, accesso, parcheggio, badge, ecc.), contatti (team, manager), strumenti di lavoro e documenti legali (assicurazione, codice di abbigliamento). In questo modo, la giovane recluta potrà informarsi e prendere decisioni prima di mettere piede nella tua sede.
Il primo giorno di lavoro: perché non si ha mai una seconda occasione per fare una buona prima impressione
L’integrazione di un nuovo arrivato richiede fin dall’inizio un duplice approccio: integrazione operativa e integrazione umana.
Di conseguenza, il capo dell’azienda o il manager deve dedicare del tempo alla formazione sugli strumenti: postazione di lavoro, ambiente tecnologico, macchine in loco. Tutto questo è necessario per facilitargli l’assunzione del nuovo incarico. E, naturalmente, la base per l’integrazione – i contratti e i documenti – è pronta.
Passiamo all’integrazione umana. Un nuovo dipendente entra a far parte di un’azienda, ma soprattutto di un team. Presentarli ufficialmente agli altri talenti, spiegando loro come interagiranno con tutti e quali sono i legami gerarchici, permetterà loro di lavorare efficacemente all’interno della tua organizzazione, di familiarizzare con il nuovo ambiente di lavoro e di conoscere i membri del team.
La prima settimana: supporta i nuovi arrivati
Se non si è presentata l’occasione il primo giorno, cerca di organizzare una colazione o un pranzo con tutto il team in modo che tutti possano conoscersi in un’atmosfera rilassata. Questo aiuterà a creare i primi legami e a rendere più flessibili i rapporti di lavoro.
Allo stesso tempo, in qualità di capo dell’azienda, dedichi una o due ore al primo colloquio con il nuovo talento. Presenta la tua organizzazione, il suo funzionamento, i suoi prodotti e/o servizi e le sue abitudini. Condividete i vostri piani aziendali, le vostre ambizioni e la missione dell’azienda. In questo modo, potranno vedere il quadro generale e capire come il loro lavoro contribuisce al successo del vostro progetto comune.
Il primo mese: è il momento della prima valutazione
Dopo 30 giorni al tuo fianco, è il momento di scoprire cosa pensa il nuovo dipendente! Prendetevi un momento per ascoltare le sue domande o i suoi commenti e condividete i vostri sentimenti iniziali. Puoi realizzare un’intervista completa o una versione ridotta, a seconda del tempo che hai a disposizione.
Prendi nota dei tuoi elementi e dei suoi, rileggili con il senno di poi e vedi con cosa puoi giocare. Allo stesso tempo, pensa a integrare le giovani reclute nei tuoi mezzi di comunicazione: i tuoi social network, il tuo catalogo, il tuo sito web… E, se necessario, crea i loro biglietti da visita. Il processo di onboarding si conclude con il primo colloquio annuale: questo è il momento di confrontare il progetto con la realtà, di valutare l’integrazione, di notare l’eventuale aumento delle competenze e di condividere le proprie sensazioni (da entrambe le parti).
Per semplificare il processo di onboarding, ci sono nuovi strumenti digitali a supporto. In alternativa, puoi preparare il tuo. Crea un sistema che sia adatto a te e al tuo dipendente, che non sia troppo restrittivo, ma che si impegni comunque.
